ฐานข้อมูลและโปรแกรมการจัดการระบบฐานข้อมูล
กลุ่มข้อมูล (Data) ที่เป็นข้อเท็จจริง (Real Fact) ที่ถูกนำมาเก็บรวบรวมไว้ในที่เดียวกันอย่างเป็นระบบ
เพื่อนำไปใช้ในวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง
โดยกลุ่มผู้ใช้ตั้งแต่กลุ่มหนึ่งขึ้นไป
ข้อมูลเหล่านี้อาจเป็นข้อเท็จจริงเกี่ยวกับบุคคล สิ่งของ สถานที่ หรือเหตุการณ์
ซึ่งเป็นได้ทั้งตัวเลข ข้อความ รูปภาพเป้าหมายสูงสุดของแนวคิดเกี่ยวกับฐานข้อมูลคือ
การที่ข้อมูลแต่ละชุดถูกป้อนและจัดเก็บเพียงครั้งเดียว
ผู้ใช้ที่ได้รับสิทธิทุกคนจะสามารถเรียกใช้ข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ได้อย่างง่ายและรวดเร็วจากความหมายดังกล่าวข้างต้น
ข้อมูลที่ถูกจัดเก็บเป็นฐานข้อมูลนอกจากจะต้องมีความสัมพันธ์กันแล้ว
ยังจะต้องเป็นข้อมูลที่สนับสนุนการดำเนินงานอย่างใดอย่างหนึ่งขององค์กร
ดังนั้น จึงกล่าวได้ว่าแต่ละฐานข้อมูลจะเทียบเท่ากับระบบแฟ้มข้อมูล
1 ระบบ
และจะเรียกฐานข้อมูลที่จัดทำขึ้นเพื่อสนับสนุนการดำเนินงานอย่างใดอย่างหนึ่งในองค์กรว่า “ระบบฐานข้อมูล” (Database systems) เช่น
ระบบฐานข้อมูลเงินเดือน
ซึ่งเป็นฐานที่จัดเก็บข้อมูลที่สนับสนุนการคำนวณเงินเดือนจะถูกจัดเก็บโดยระบบการจัดการฐานข้อมูล
(Database Management System DBMS) จะเห็นได้ว่าฐานข้อมูลและระบบการจัดการฐานข้อมูล
มีความแตกต่างกันคือ ฐานข้อมูลเป็นที่รวมของแฟ้มข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน
ส่วนระบบการจัดการฐานข้อมูลคือโปรแกรมที่ทำหน้าที่ในการกำหนดลักษณะข้อมูลที่จะเก็บไว้ในฐานข้อมูลเพื่ออำนวยความสะดวกในการบันทึกข้อมูลและยังสามารถกำหนดตัวผู้ได้รับอนุญาติให้ใช้ฐานข้อมูลได้ด้วย
นอกจากนี้ยังอำนวยความสะดวกในการสืบค้นข้อมูล การแก้ไข
ปรับปรุงข้อมูลตลอดจนการจัดทำข้อมูลสำรองไว้ ดังนั้นจึงกล่าวได้ว่า ฐานข้อมูล
คือการรวบรวมข้อมูลที่มีเนื้อหาสัมพันธ์ไว้อย่างเป็นระบบโดยใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลเป็นตัวจัดการกับข้อมูล
เพื่อลดความซ้ำซ้อนและความขัดแย้งของข้อมูล
แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram : DFD)
·
แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram : DFD) คืออะไร
แผนภาพกระแสข้อมูล (DFD) เป็นเครื่องมือที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในการเขียนแบบระบบใหม่ในการเขียนแผนภาพจำลองการทำงานของกระบวนการ
(Process) ต่าง ๆ ในระบบ โดยเฉพาะกับระบบที่
"หน้าที่"
ของระบบมีความสำคัญและมีความสลับซับซ้อนมากกว่าข้อมูลที่ไหลเข้า
สรุปดีเอฟดี (Data Flow
Diagram-DFD) เป็นเครื่องมือเชิงโครงสร้างที่ใช้บรรยายภาพรวมของระบบโดยแสดงขั้นตอนการทำงานของระบบหรือโพรเซส(process)
ระบุแหล่งกำเนิดของข้อมูล การไหลของข้อมูล ปลายทางข้อมูล
การเก็บข้อมูลและการประมวลผลข้อมูล กล่าวง่าย ๆ คือดีเอฟดีจะช่วยแสดงแผนภาพ
ว่าข้อมูลมาจากไหน จะไปไหน เก็บข้อมูลไว้ที่ไหน
มีอะไรเกิดขึ้นกับข้อมูลระหว่างทางเรียกว่าแผนภาพกระแสข้อมูลหรือ
แผนภาพแสดงความเคลื่อนไหวของข้อมูลโดยดีเอฟดี
·
วัตถุประสงค์ของการสร้างแผนภาพกระแสข้อมูลมีอะไรบ้าง
1. เป็นแผนภาพที่สรุปรวมข้อมูลทั้งหมดที่ได้จากการวิเคราะห์ในลักษณะของรูปแบบที่เป็นโครงสร้าง
2. เป็นข้อตกลงร่วมกันระหว่างนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้งาน
3. เป็นแผนภาพที่ใช้ในการพัฒนาต่อในขั้นตอนของการออกแบบระบบ
4. เป็นแผนภาพที่ใช้ในการอ้างอิง
หรือเพื่อใช้ในการพัฒนาต่อในอนาคต
5. ทราบที่มาที่ไปของข้อมูลที่ไหลไปในกระบวนการต่างๆ
(Data and Process)
·
สัญลักษณ์ที่ใช้ในแผนภาพกระแสข้อมูล
สัญลักษณ์แทนการประมวลผล (Process)
สัญลักษณ์แทนกระแสข้อมูลเป็นลูกศร (Data Flow)
สรุปความหมายของสัญลักษณ์ต่างๆ (ใช้สัญลักษณ์ของ Gane & Sarson)
Process หรือ ขั้นตอนการดำเนินงาน คือ งานที่ดำเนินการ/ตอบสนองข้อมูลที่รับเข้า หรือดำเนินการ/ตอบสนองต่อเงื่อนไข/
สภาวะใดๆ ที่เกิดขึ้น ไม่ว่าขั้นตอนการดำเนินงานนั้นจะกระทำโดยบุคคล หน่วยงาน
หุ่นยนต์ เครื่องจักร หรือ เครื่องคอมพิวเตอร์ก็ตาม โดยจะเป็นกริยา (Verb)
เส้นทางการไหลของข้อมูล (Data Flows) เป็นการสื่อสารระหว่างขั้นตอนการทำงาน (Process) ต่างๆ
และสภาพแวดล้อมภายนอกหรือภายในระบบ โดยแสดงถึงข้อมูลที่นำเข้าไปในแต่ละ Process
และข้อมูลที่ส่งออกจาก Process ใช้ในการแสดงถึงการบันทึกข้อมูล
การลบข้อมูล การแก้ไขข้อมูลต่างๆ สัญลักษณ์ที่ใช้อธิบายเส้นทางการไหลของข้อมูลคือ
เส้นตรงที่ประกอบด้วยหัวลูกศรตรงปลายเพื่อบอกทิศทางการเดินทางหรือการไหลของข้อมูล
ตัวแทนข้อมูล (External Agents) หมายถึง บุคคล หน่วยงานในองค์กร องค์กรอื่นๆ หรือระบบงานอื่นๆ
ที่อยู่ภายนอกขอบเขตของระบบ แต่มีความสัมพันธ์กับระบบ โดยมีการส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบเพื่อดำเนินงาน
และรับข้อมูลที่ผ่านการดำเนินงานเรียบร้อยแล้วจากระบบ สัญลักษณ์ที่ใช้อธิบาย
คือ สี่เหลี่ยมจตุรัส หรือสี่เหลี่ยมผืนผ้า ภายในจะต้องแสดงชื่อของ External
Agent โดยสามารถทำการซ้ำ (Duplicate) ได้ด้วยการใช้เครื่องหมาย
\ (back slash) ตรงมุมล่างซ้าย
แหล่งจัดเก็บข้อมูล (Data Store) เป็นแหล่งเก็บ/บันทึกข้อมูล เปรียบเสมือนคลังข้อมูล
(เทียบเท่ากับไฟล์ข้อมูล และฐานข้อมูล)
โดยอธิบายรายละเอียดและคุณสมบัติเฉพาะตัวของสิ่งที่ต้องการเก็บ/บันทึก สัญลักษณ์ที่ใช้อธิบายคือสี่เหลี่ยมเปิดหนึ่งข้าง แบ่งออกเป็นสองส่วน
ได้แก่ ส่วนที่ 1 ทางด้านซ้ายใช้แสดงรหัสของ Data
Store อาจจะเป็นหมายเลขลำดับหรือตัวอักษรได้เช่น D1, D2 เป็นต้น สำหรับส่วนที่ 2 ทางด้านขวา ใช้แสดงชื่อ Data
Store หรือชื่อไฟล์
กฎของการใช้สัญลักณ์ประมวลผล (Process)
1. ต้องไม่มีข้อมูลรับเข้าเพียงอย่างเดียว
โดยไม่มีการส่งข้อมูลออกจากขั้นตอนการทำงาน (Process) เรียกข้อผิดพลาดชนิดนี้ว่า “Black
Hole” เนื่องจากข้อมูลที่รับเข้ามาแล้วสูญหายไป
2. ต้องไม่มีข้อมูลออกเพียงอย่างเดียว
โดยไม่มีข้อมูลเข้าสู่ Process เลย
3. ข้อมูลรับเข้าจะต้องเพียงพอในการสร้างข้อมูลส่งออก
กรณีที่มีข้อมูลที่รับเข้าไม่เพียงพอในการสร้างข้อมูลส่งออกเรียกว่า “Gray Hole” โดยอาจเกิดจากการรวบรวมข้อเท็จจริงและข้อมูลไม่สมบูรณ์
หรือการใช้ชื่อข้อมูลรับเข้าและข้อมูลส่งออกผิด
4. การตั้งชื่อ Process ต้องใช้คำกริยา (Verb)
เช่น Prepare Management Report, Calculate Data สำหรับภาษาไทยใช้เป็นคำกริยาเช่นเดียวกัน เช่น บันทึกข้อมูลใบสั่งซื้อ
ตรวจสอบข้อมูลลูกค้า คำนวณเงินเดือน เป็นต้น
กฎของกระแสข้อมูลใช้สัญลักษณ์ลุกศร (Data Flow)
1. ชื่อของ Data Flow ควรเป็นชื่อของข้อมูลที่ส่งโดยไม่ต้องอธิบายว่าส่งอย่างไร
ทำงานอย่างไร
2. Data Flow ต้องมีจุดเริ่มต้นหรือสิ้นสุดที่
Process เพราะ Data Flow คือข้อมูลนำเข้า
(Inputs) และข้อมูลส่งออก (Outputs) ของ
Process
3. Data Flow จะเดินทางระหว่าง External
Agent กับ External Agent ไม่ได้
4. Data Flow จะเดินทางจาก External
Agent ไป Data Store ไม่ได้
5. Data Flow จะเดินทางจาก Data
Store ไป External Agent ไม่ได้
6. Data Flow จะเดินทางระหว่าง Data
Store กับ Data Store ไม่ได้
7. การตั้งชื่อ Data Flow จะต้องใช้คำนาม (Noun)
เช่น Inventory Data, Goods Sold Data เป็นต้น
กฎของตัวแทนข้อมูล (External Agents)
1. ข้อมูลจาก External Agent จะวิ่งไปสู่อีก External
Agent หนึ่งโดยตรงไม่ได้ จะต้องผ่าน Process ก่อนเพื่อประมวลข้อมูลนั้น
จึงได้ข้อมูลออกไปสู่อีก External Agent
2. การตั้งชื่อ External Agent ต้องใช้คำนาม (Noun)
เช่น Customer, Bank เป็นต้น
กฎของแหล่งจัดเก็บข้อมูล (Data Store)
1. ข้อมูลจาก Data Store หนึ่งจะวิ่งไปสู่อีก Data
Store หนึ่งโดยตรงไม่ได้ จะต้องผ่านการประมวลผลจาก Process ก่อน
2. ข้อมูลจาก External Agent จะวิ่งเข้าสู่ External
Agent โดยตรงไม่ได้
3. การตั้งชื่อ Data Store จะต้องใช้คำนาม (Noun)
เช่น Customer File, Inventory หรือ Employee
File เป็นต้น
·
ขั้นตอนการเขียนแผนภาพกระแสข้อมูล
วิธีการสร้าง DFD
1.
กำหนดสิ่งที่อยู่ภายนอกระบบทั้งหมด
และหาว่าข้อมูลอะไรบ้างที่เข้าสู่ระบบหรือออกจากระบบที่เราสนใจสู่ระบบที่อยู่ภายนอก
ขั้นตอนนี้สำคัญมากทั้งนี้เพราะจะทำให้ทราบว่าขอบเขตของระบบนั้นมีอะไรบ้าง
2.
ใช้ข้อมูลที่ได้จากขั้นตอนที่ 1 นำมาสร้าง DFD ต่างระดับ
3.
ขั้นตอนถัดมาอีก 4 ขั้นตอนโดยให้ทำทั้ง 4 ขั้นตอนนี้ซ้ำๆ
หลายๆ ครั้ง จนกระทั่งได้ DFD ระดับต่ำสุด
3.1. เขียน DFD ฉบับแรก
กำหนดโพรเซสและข้อมูลที่ไหลออกจากโพรเซส
3.2. เขียน DFD อื่นๆ
ที่เป็นไปได้จนกระทั่งได้ DFD ที่ถูกที่สุด ถ้ามีส่วนหนึ่งส่วนใด
ที่รู้สึกว่าไม่ง่ายนักก็ให้พยายามเขียนใหม่อีกครั้งหนึ่ง
แต่ไม่ควรเสียเวลาเขียนจนกระทั่งได้ DFD ที่สมบรูณ์แบบ เลือก
DFD ที่เห็นว่าดีที่สุดในสายตาของเรา
3.3. พยายามหาว่ามีข้อผิดพลาดอะไรหรือไม่
ซึ่งมีรายละเอียดในหัวข้อ "ข้อผิดพลาดใน DFD"
3.4. เขียนแผนภาพแต่ละภาพอย่างดี
ซึ่ง DFD ฉบับนี้จะใช้ต่อไปในการออกแบบ
และใช้ด้วยกันกับบุคคล อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องในโครงการด้วย
4.
นำแผนภาพทั้งหมดที่เขียนแล้วมาเรียงลำดับ ทำสำเนา
และพร้อมที่จะนำไปตรวจสอบข้อผิดพลาดจากผู้ร่วมทีมงาน ถ้ามีแผนภาพใดที่มีจุดอ่อนให้กลับไปเริ่มต้นที่ขั้นตอนที่
3 อีกครั้งหนึ่ง
5.
นำ DFD ที่ได้ไปตรวจสอบข้อผิดพลาดกับผู้ใช้ระบบเพื่อหาว่ามีแผนภาพใดไม่ถูกต้องหรือไม่
6.
ผลิตแผนภาพฉบับสุดท้ายทั้งหมด
สรุปขั้นตอนการเขียนแผนภาพกระแสข้อมูลมีสาระสำคัญ คือ
1.
เอนทิตีภายนอก (external entiy) ที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลอาจเป็นจุดกำเนิดข้อมูล จุดหมายปลายทางข้อมูล ซึ่งอาจจะเป็นองค์การ บุคคล ระบบงาน
2.
ขบวนการประมวลผลเรียกว่าโพรเซส (process) แสดงการกระทำหรือการเปลี่ยนแปลงตัวข้อมูล
3.
แหล่งเก็บข้อมูล (data store) แสดงการเก็บข้อมูลในแฟ้มหรือฐานข้อมูล
4.
การไหลของข้อมูล (data flow) แสดงการไหลของข้อมูลหรือการย้ายตำแหน่งของข้อมูลจากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่ง
